Jedną ze ścieżek konsultacyjnych w ramach projektu Horyzontalnego Rozkładu Jazdy są konsultacje z wybranymi 18 organizatorami publicznego transportu zbiorowego – wszystkimi 16 samorządami wojewódzkimi oraz Zarządem Transportu Miejskiego w Warszawie i Górnośląsko-Zagłębiowską Metropolią. Są to najwięksi, obok ministra właściwego ds. transportu, organizatorzy przewozów kolejowych o charakterze użyteczności publicznej. Konsultacje z tą częścią interesariuszy projektu obejmują:

• identyfikację ich potrzeb i oczekiwań w zakresie oferty przewozowej w ramach systemu międzywojewódzkich i międzynarodowych połączeń kolejowych (z uwzględnieniem zarówno relacji systemowych, jak i pociągów sezonowych),
• uzgodnienie założeń ofert przewozowych kluczowych organizatorów w celu wypracowania rozwiązań umożliwiających koordynację ich rozkładów jazdy (z uwzględnieniem ekspresów regionalnych, w tym na planowanych liniach kolei dużych prędkości),
• omówienie koncepcji kolejowych i autobusowych linii dowozowych, zapewniających dostęp do dalekobieżnych połączeń kolejowych z każdego powiatu z maksymalnie jedną przesiadką,
• analizę możliwości integracji taryfowo-rozkładowej połączeń regionalnych i dalekobieżnych na wybranych odcinkach,
• identyfikację potrzeb inwestycyjnych na polskiej sieci kolejowej, wynikających z założeń planowanych ofert przewozowych.

Ideą przyświecającą tej ścieżce procesu konsultacyjnego jest wypracowanie spójnej oferty przewozowej w skali kraju, integrującej dalekobieżne, regionalne i aglomeracyjne połączenia kolejowe, a tym samym rozpoczęcie planowania rozkładów jazdy i rozwoju kolejowych przewozów pasażerskich w Polsce w perspektywie długoterminowej.

Zaproszenia do udziału w konsultacjach zostały przekazane do wskazanych interesariuszy w dniu 16 lipca 2024 roku. W roku 2025 w dniach od 15 kwietnia do 2 października odbyło się łącznie 16 spotkań warsztatowych we wszystkich miastach wojewódzkich, przy czym w Warszawie i Katowicach warsztaty miały charakter łączony – oprócz reprezentacji samorządów województw mazowieckiego i śląskiego obecni byli również przedstawiciele odpowiednio Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie i Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropolii. Spotkania warsztatowe poprzedziła faza, w której interesariusze samorządowi mogli przekazywać swoje uwagi do proponowanej dalekobieżnej oferty przewozowej.

W warsztatach z regionalnymi i aglomeracyjnymi organizatorami przewozów kolejowych wzięło udział łącznie 157 ekspertów, reprezentujących zarówno wyżej wymienione instytucje samorządowe, jak również Ministerstwo Infrastruktury, Centralny Port Komunikacyjny, PKP Polskie Linie Kolejowe i Centrum Unijnych Projektów Transportowych. Interesariusze samorządowi przekazali łącznie 727 uwag, wniosków i postulatów, w tym 303 w zakresie regionalnych ofert przewozowych, 219 dotyczących połączeń dalekobieżnych oraz 205 w odniesieniu do infrastruktury kolejowej.